電子檔案規(guī)范進(jìn)行著錄有利于提高利用和其憑證作用

隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿(mǎn)足電子檔案著錄工作的實(shí)際需要，加強(qiáng)電子檔案的管理，明確電子檔案可以對(duì)數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，準(zhǔn)確地對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行著錄，這樣不僅可以有效提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時(shí)還能夠保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。

整理積存檔案的工作程序

整理積存檔案文件特別是零散檔案文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎(chǔ)上制訂整理工作方案時(shí)，必須科學(xué)地安排整理工作程序，它對(duì)于提高工效和整理質(zhì)量具有直接意義。整理積存零散文件的工作程序大致如下: (1)區(qū)分全宗; (2)全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)(分類(lèi)中補(bǔ)充區(qū)分全宗) : (3)初步立卷(立卷中補(bǔ)充分類(lèi))，擬寫(xiě)標(biāo)題草稿: (4)案卷的初步排列: (5) 調(diào)整案卷，修改標(biāo)題，系列排列案卷內(nèi)的文件，確定案卷的日期。

檔案整理需要緊密負(fù)責(zé)的分工配合和協(xié)調(diào)統(tǒng)一

按照分工負(fù)責(zé)、各司其職、各負(fù)其責(zé)、齊全完整、應(yīng)歸盡歸的原則，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，檔案文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。檔案文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。檔案文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成歸檔文件整理工作。