電子檔案規范進行著錄有利于提高利用和其憑證作用

隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，明確電子檔案可以對數字化前整理的著錄環節進行規范，準確地對紙質檔案數字化成果進行著錄，這樣不僅可以有效提高紙質檔案數字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發揮檔案的憑證作用。

整理積存檔案的工作程序

整理積存檔案文件特別是零散檔案文件，在研究立檔單位及其檔案情況的基礎上制訂整理工作方案時，必須科學地安排整理工作程序，它對于提高工效和整理質量具有直接意義。整理積存零散文件的工作程序大致如下: (1)區分全宗; (2)全宗內檔案的分類(分類中補充區分全宗) : (3)初步立卷(立卷中補充分類)，擬寫標題草稿: (4)案卷的初步排列: (5) 調整案卷，修改標題，系列排列案卷內的文件，確定案卷的日期。

檔案整理需要緊密負責的分工配合和協調統一

按照分工負責、各司其職、各負其責、齊全完整、應歸盡歸的原則，強化組織領導，加強業務知識學習，檔案文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。檔案文件整理應區分不同價值，便于保管和利用。檔案文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。檔案文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。在規定時間內保質保量完成歸檔文件整理工作。