檔案數字化加工的操作規程

1、不能去除原檔內的任何圖文，包括正文內容、頁碼、頁眉、頁腳和手寫注釋；

2、對多幅面掃描的檔案應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像；

3、對不符合閱讀方向的圖像應進行旋轉，直至到便于閱讀；

4、圖像在處理過程中首先遵循檔案原貌，即不影響原檔的底色，不能為了圖像漂亮而消除檔案內容，例如原始檔案為復印件，復印時有黑邊，此處的黑邊可不作處理。如若是掃描過程中留下的黑邊則需要處理；

5、發現圖像因掃描儀的原因導致有彩杠、色差等情況及時通知，且掃描工序，檢查掃描儀需及時重新掃描；

6、紅色蓋章、指紋等不要處理過度，使圖像失真。

檔案數字化加工

將已打孔的檔案平放于桌面，其左手持檔案下邊，右手握錐子從中間孔往上穿出，勾住裝訂線后再往下拉出，然后用同樣的方法勾出上下方的裝訂線后取出錐子，將檔案背面朝上，把上下方的裝訂線穿入中間孔然后把線圈拉緊打結；

折疊卷皮，將檔案用卷皮包裹，即完成裝訂。

件級管理裝訂：用雙頭不銹鋼釘書機裝訂，將檔案左對齊、下對齊后，把檔案左邊的那面放入裝訂機，按壓裝訂機柄后即可完成檔案，其次較厚的檔案，在雙頭釘書機無法裝訂時可以采用三孔裝訂。將數字化加工完畢后的檔案歸還檔案存放處所。

檔案數字化在整理時應注意什么？

在掃描之前，對于需掃描的檔案進行整理，整理時有以下環節應注意：

檔案數字化的關鍵一步就是通過掃描將紙質檔案轉變為電子檔案，在掃描過程中應注意：掃描方式和命名。對掃描過程中出現歪斜、黑邊、命名錯誤、掃描格式錯誤、多掃、漏掃、掃描質量模糊等問題要進行改正。數據錄入需按照現行檔案管理標準規定的檔案卷內目錄和案卷目錄以及實行歸檔改革后形成的檔案目錄。

檔案數字化加工簡介

應根據數字檔案管理系統的設計模板建立圖像、文件命名方法的存儲結構，并完整地描述相關文檔。其包括人員登記表、數字化處理文件登記表、統計表、質量檢查表、編碼描述文件、數據描述等。

中泰德信檔案管理系統中為用戶提供了豐富的檔案流程模板，可以很好地滿足用戶的各種登記和使用，同時，也能夠很好地保障內容規范性。這些模板除了系統內置的以外，還支持自定義，且用戶在具體的使用過程中，非常地方便。