檔案數(shù)字化加工

將已打孔的檔案平放于桌面，其左手持檔案下邊，右手握錐子從中間孔往上穿出，勾住裝訂線后再往下拉出，然后用同樣的方法勾出上下方的裝訂線后取出錐子，將檔案背面朝上，把上下方的裝訂線穿入中間孔然后把線圈拉緊打結(jié)；

折疊卷皮，將檔案用卷皮包裹，即完成裝訂。

件級(jí)管理裝訂：用雙頭不銹鋼釘書機(jī)裝訂，將檔案左對(duì)齊、下對(duì)齊后，把檔案左邊的那面放入裝訂機(jī)，按壓裝訂機(jī)柄后即可完成檔案，其次較厚的檔案，在雙頭釘書機(jī)無法裝訂時(shí)可以采用三孔裝訂。將數(shù)字化加工完畢后的檔案歸還檔案存放處所。

檔案數(shù)字化加工的具體流程是什么呢？

檔案數(shù)字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等過程實(shí)現(xiàn)全生命周期的自動(dòng)化管理。

1、檔案收集：按照檔案形成的規(guī)律，把各企業(yè)單位分散的材料進(jìn)行接收、征集、集中起來。

2、檔案整理：根據(jù)不同需求，對(duì)收集起來的檔案分類組成有序體系，規(guī)范化處理。

3、掃描錄入：將有價(jià)值的檔案進(jìn)行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔，采用檔案管理系統(tǒng)，且分類保管檔案。

4、歸檔入庫：根據(jù)國家檔案分類要求標(biāo)準(zhǔn)，其建立標(biāo)準(zhǔn)檔案的分類，并且進(jìn)行歸檔。

5、檔案利用：其通過檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù)，將檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案的利用服務(wù)工作。

6、檔案統(tǒng)計(jì)：運(yùn)用統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況，這樣可以了解和掌握檔案工作總體情況。

7、檔案鑒定：利用系統(tǒng)檔案文件的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值以及年限，進(jìn)行存毀的判斷條件。

8、檔案銷毀：根據(jù)不同年限檔案和不具有保存價(jià)值的檔案，要在系統(tǒng)上導(dǎo)出目錄，且將相對(duì)應(yīng)的檔案消除或銷毀。

檔案數(shù)字化加工

在整理檔案時(shí)，常會(huì)發(fā)現(xiàn)有檔案破損以及正文與復(fù)印件如何區(qū)分等情況，為了方便掃描，破損情況嚴(yán)重的檔案需進(jìn)行托裱。復(fù)印件檔案需在該文件的首頁右上角加蓋藍(lán)色“F”字樣，以便在查找利用時(shí)區(qū)分正文件與復(fù)印件。

且每次的校對(duì)是為了減輕后續(xù)工作量，提高掃描速度，將整理后的檔案以50%進(jìn)行抽查，抽查檔案是否達(dá)到上述整理要求所涉及到的內(nèi)容。

檔案數(shù)字化在整理時(shí)應(yīng)注意什么？

在掃描之前，對(duì)于需掃描的檔案進(jìn)行整理，整理時(shí)有以下環(huán)節(jié)應(yīng)注意：

檔案數(shù)字化的關(guān)鍵一步就是通過掃描將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在掃描過程中應(yīng)注意：掃描方式和命名。對(duì)掃描過程中出現(xiàn)歪斜、黑邊、命名錯(cuò)誤、掃描格式錯(cuò)誤、多掃、漏掃、掃描質(zhì)量模糊等問題要進(jìn)行改正。數(shù)據(jù)錄入需按照現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔案卷內(nèi)目錄和案卷目錄以及實(shí)行歸檔改革后形成的檔案目錄。