對檔案進行全宗的整理會更加簡潔有效

檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡潔、有效的方法，使整理的檔案便于保管和利用。檔案是要用于保管以及提供利用。在整理過程中，前面提到的一步就是全宗的組織，那么我們來認識一下對全宗如何進行組織呢？通常以通俗的定義來看，就是按照全宗群來組織和排列館藏全宗，即把統(tǒng)一時間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。

檔案數(shù)字化工作的實質(zhì)是如實轉(zhuǎn)換

檔案數(shù)字化整理工作的實質(zhì)就是如實轉(zhuǎn)換，無論是掃描、翻拍還是模擬轉(zhuǎn)數(shù)字，其中心就是將原始檔案拷貝至另一種載體形態(tài)之上，并保證內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)不變，完整和安全，同時便于查找和利用。

檔案數(shù)字化前期整理工作的規(guī)劃及實施應(yīng)以此為出發(fā)點。檔案數(shù)字化前期整理工作主要包括三個部分：一是建庫，二是實體整理，三是過程記錄及整理。建庫是數(shù)字化成果利用和發(fā)揮效用的基礎(chǔ)，實體整理是保證質(zhì)量的前提，過程管理是維護檔案安全與完整，明確責(zé)任的重要環(huán)節(jié)。

檔案實體整理的環(huán)節(jié)和信息開發(fā)概念

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、咨詢、函調(diào)、以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，將各種檔案整理成方便人員管理和利用的有序整體的一項工作。

對于檔案整理工作而言，它的主要內(nèi)容分為：區(qū)分全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等