檔案整理的兩大要素

①系統(tǒng)排列和編目

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工

②局部調(diào)整

對(duì)已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對(duì)由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整

對(duì)檔案的頁碼和編號(hào)進(jìn)行有效編制可以促進(jìn)整理工作效率

在檔案整理過程中，通過檔案頁碼、編號(hào)的有效編制，能夠促進(jìn)工作人員整理工作效率提高。在具體編制過程中，工作人員首先需要在全部檔案的右上角檔號(hào)章內(nèi)編寫檔案號(hào)碼、所屬年份、館編件號(hào)、機(jī)構(gòu)代號(hào).保管時(shí)限、問題代號(hào)等內(nèi)容。再根據(jù)檔案整理的分類標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案低級(jí)至的順序進(jìn)行編寫。有利于檔案案號(hào)編寫效率提高，也為日后管理工作及查閱工作的開展提供了便利。

檔案整理方法

首先需要確保產(chǎn)品、項(xiàng)目型號(hào)等全部檔案資料的性和真實(shí)性，在整理時(shí)，將相關(guān)檔案資料進(jìn)行集中相鄰排列，確保相關(guān)檔案信息能夠形成整體性。在運(yùn)用案卷級(jí)整理方法時(shí)，需要對(duì)檔案信息著錄的深入度加強(qiáng)重視，確保后期檔案信息查找的效率和準(zhǔn)確性，在實(shí)際整理過程中，可對(duì)案卷概念予以保留，對(duì)整卷裝訂的方式進(jìn)行改進(jìn)，將卷內(nèi)文件分別進(jìn)行獨(dú)立裝訂，再根據(jù)卷內(nèi)文件序號(hào)進(jìn)行檔案文件的編號(hào)和排列。通過這種整理方法，能夠使檔案案卷的文件級(jí)信息著錄得以實(shí)現(xiàn)，能夠更好地滿足檔案信息查找利用的需求，同時(shí)使同一型號(hào)、同一產(chǎn)品、同一項(xiàng)目的檔案整體性得以有效保證。