檔案數(shù)字化加工

對于紙質(zhì)檔案利用掃描儀轉(zhuǎn)換成可儲存在電腦上或刻成光盤，便于保存及查閱的可稱之為檔案數(shù)字化。進(jìn)行檔案數(shù)字化加工步驟有：整理一次校對、掃描件校對、裝訂、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改、掛接等。

因為在之前的檔案數(shù)字化都是需要拆卷進(jìn)行掃描，現(xiàn)在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環(huán)節(jié)，直接進(jìn)行掃描就可以，方便多了，例如圖書掃描儀都是通過不拆卷的方式進(jìn)行掃描，掃描速度只需要快，就可以大大提高了工作效率。

檔案數(shù)字化加工該如何做呢？

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化處理的場所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。

中泰德信公司擁有完備的檔案管理系統(tǒng)，并且支持掃描儀、掃描程序，可以很好地利用外接設(shè)備，將實物檔案進(jìn)行電子化，還能保存到系統(tǒng)當(dāng)中。

檔案數(shù)字化加工

數(shù)據(jù)移交是掃描和處理工作完成之前的后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。且在交接手續(xù)時經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。中泰德信檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中有一個檔案移交功能，通過系統(tǒng)，用戶可以直接選取多個需要移交的檔案，便可以一鍵移交檔案了。為了方便客戶能輕松簡便的查閱、打印及檢索利用檔案，我們會將紙質(zhì)檔案已掃描完成轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的數(shù)據(jù)與相對應(yīng)的條目數(shù)據(jù)進(jìn)行連接，掛接完成后的電子文件我們確保紙質(zhì)清晰、查閱及檢索利用的正確率不超過3‰