檔案為什么需要進行數字化加工？

保證掃描質量。歷史檔案之所以進行檔案數字化，其中主要的目的之一就是搶救這局部歷史檔案，今后在應用這局部檔案時，盡量防止人為翻閱歷史檔案而給檔案造成二次傷害，而應使用電子系統，使用掃描件。這樣檔案掃描的質量要盡可能的清晰、干凈，盡可能的恢復歷史原貌，這對掃描質量的要求很高。掃描登記:認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

檔案數字化加工

1、在拿到一卷或一件檔案時，根據裝訂物而選擇相對應的工具拆除檔案：如：三線一孔裝訂物用剪刀、不銹鋼釘裝訂物用取釘器、膠裝用刀子等；

2、左手需摁住檔案，右手可剪開裝訂線或取出釘書釘；

3、用手將檔案一頁一頁的拆分開，比如有粘貼在一起的需要在不破壞檔案完整性的情況下拆開，如若拆開會損壞檔案，所以不建議強拆，掃描時可以用平板掃描儀進行掃描；

4、拆開的檔案用卷皮包裹，以防與其他類別的檔案交叉。

如何加強檔案數字化加工管理？

加強檔案數字化管理可以建立相關數字電子檔案。數字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時進行讀取，并且可以為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數字信號為主的信息也較容易被人隨意改動，對此可以將規范相關的管理標準，設立特定計算機技術人員進行信息的管理工作，必要時可以對文件設置密碼，以防資料信息被盜或丟失。

檔案數字化管理的重要性

數字化檔案管理可以把資料及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的提拔需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。

與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案在事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

且將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，將數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。