本公司及董事會全體成員保證信息披露的內容真實、準確、完整，沒有虛假記載、誤導性陳述或重大遺漏。

上海霍普建筑設計事務所股份有限公司（以下簡稱“公司”）于2021年12月1日召開第二屆董事會第十九次會議審議通過了《關于提請召開2021年第四次臨時股東大會的議案》，決定于2021年12月17日（星期五）下午14:30召開2021年第四次臨時股東大會，公司已于2021年12月2日在巨潮資訊網（http://www.cninfo.com.cn）刊登了《關于召開2021年第四次臨時股東大會的通知》（公告編號：2021-049）現將相關會議事項通知如下：

一、召開會議的基本情況

（一）股東大會屆次：2021年第四次臨時股東大會

（二）股東大會的召集人：公司董事會

公司2021年12月1日召開的第二屆董事會第十九次會議審議通過了《關于提請召開2021年第四次臨時股東大會的議案》，決定召開2021年第四次臨時股東大會。

（三）會議召開的合法、合規性：本次股東大會的召集程序符合有關法律、行政法規、部門規章、規范性文件和《公司章程》的規定。

（四）會議召開的日期、時間：

1、現場會議召開時間：2021年12月17日（星期五）下午14:30；

2、網絡投票時間：通過深圳證券交易所交易系統進行網絡投票的具體時間為：2021年12月17日9:15-9:25，9:30-11:30，13:00-15:00；通過深圳證券交易所互聯網投票系統投票的具體時間為：2021年12月17日09:15至15:00期間的任意時間。

（五）會議召開的方式：

本次股東大會采用現場表決和網絡投票相結合的方式召開，公司將通過深圳證券交易所交易系統和互聯網投票系統（http://wltp.cninfo.com.cn）向公司全體股東提供網絡形式的投票平臺，公司股東可以在網絡投票時間內通過上述系統行使表決權。公司股東只能選擇現場投票、網絡投票中的一種表決方式。如同一表決權出現重復投票表決的，以第一次投票表決結果為準。

（六）會議的股權登記日：2021年12月10日（星期五）

（七）出席對象：

1、截至2021年12月10日（股權登記日）下午收市時，在中國證券登記結算有限責任公司深圳分公司登記在冊的公司全體普通股股東均有權出席股東大會，并可以以書面形式委托代理人出席會議并參加表決，該股東代理人不必是公司股東。

2、公司董事、監事和高級管理人員；

3、公司聘請的見證律師及其他相關人員。

展開全文

（八）會議地點：上海市浦東新區民生路3號德普濱江270號庫。

（九）投資者應按照深圳證券交易所發布的《深圳證券交易所上市公司股東大會網絡投票實施細則》的有關規定執行。

二、會議審議事項

1、《關于董事會換屆選舉第三屆董事會非獨立董事的議案》（本議案子議案需逐項表決）

1.01選舉龔俊先生為公司第三屆董事會非獨立董事

1.02選舉趙愷先生為公司第三屆董事會非獨立董事

1.03選舉楊赫先生為公司第三屆董事會非獨立董事

1.04選舉吳凡先生為公司第三屆董事會非獨立董事

2、《關于董事會換屆選舉第三屆董事會獨立董事的議案》（本議案子議案需逐項表決）

2.01選舉陳陽先生為公司第三屆董事會獨立董事

2.02選舉陳人先生為公司第三屆董事會獨立董事

2.03選舉馬靜先生為公司第三屆董事會獨立董事

3、《關于監事會換屆選舉第三屆監事會非職工代表監事的議案》（本議案子議案需逐項表決）

3.01選舉黃偉婷女士為公司第三屆監事會非職工代表監事

3.02選舉張保成先生為公司第三屆監事會非職工代表監事

4、《關于董事、監事及高級管理人員薪酬方案的議案》

5、《關于修訂〈公司章程〉的議案》

6、《關于修訂〈股東大會議事規則〉等公司治理制度的議案》

7、《關于修訂〈監事會議事規則〉的議案》

上述議案1、議案2、議案3需采用累積投票制進行表決，本次應選第三屆董事會非獨立董事4名、獨立董事3名，應選第三屆監事會非職工代表監事2名。股東所擁有的選舉票數為其所持有表決權的股份數量乘以應選人數，股東可以將所擁有的選舉票數以應選人數為限在候選人中任意分配（可以投出零票），但總數不得超過其擁有的選舉票數。獨立董事候選人的任職資格和獨立性已經深圳證券交易所備案審核無異議，股東大會可進行表決。

上述議案已經公司第二屆董事會第十九次會議和第二屆監事會第十五次會議審議通過。議案的具體內容詳見2021年12月2日披露于巨潮資訊網（http://www.cninfo.com.cn）上的相關公告。

議案5為特別決議事項，需經出席股東大會的股東（包括股東代理人）所持表決權的三分之二以上表決通過；其余議案為普通決議事項，需經出席股東大會的股東（包括股東代理人）所持表決權的二分之一以上表決通過。

本次會議議案將對中小投資者（中小投資者指除公司董事、監事、高級管理人員及單獨或合計持有公司5%以上股份的股東以外的其他股東）的表決情況進行單獨計票并及時公開披露。

三、提案編碼

表一：本次股東大會提案編碼表

■

四、會議登記等事項

（一）登記方式

1、自然人股東登記：自然人股東親自出席會議的，憑股東本人身份證、有效持股憑證辦理登記手續；委托代理人出席的，代理人還應出示代理人本人身份證、授權委托書（詳見附件二）辦理登記。

2、法人股東登記：法人股東的法定代表人出席會議的，憑本人身份證、法定代表人身份證明書、法人單位營業執照復印件（加蓋公章）、單位持股憑證辦理登記手續；由法定代表人委托的代理人出席會議的，由法人股東委托代理人出席的，代理人還應出示代理人本人身份證、法人股東單位的法定代表人出具的授權委托書（詳見附件二）。

3、異地股東登記：可采用信函或郵件方式登記，股東請仔細填寫股東登記表（詳見附件三）以便登記確認。信函或郵件請在2021年12月16日（星期四）17:00前送達或發送至公司證券部，并進行電話確認。同時請在信函或郵件上注明“2021年第四次臨時股東大會”字樣。在出席現場會議時，應攜帶上述材料原件參加股東大會。

4、本次股東大會不接受電話登記。

（二）登記時間：

本次股東大會現場登記時間為2021年12月16日（星期四）上午9:30-12:00，下午14:00-17:00。采取信函或郵件方式登記的須在2021年12月16日下午17:00之前送達或發送到公司。

（三）登記地點：

現場及信函登記地址：上海市浦東新區民生路3號德普濱江270號庫上海霍普建筑設計事務所股份有限公司證券部，郵政編碼：200135。

郵件地址：ir@hyp-arch.com

（四）會議聯系方式：

1、聯系地址：上海市浦東新區民生路3號德普濱江270號庫

2、聯系電話：021-58783137

3、傳真：021-58782763

4、郵政編碼：200135

5、電子郵箱：ir@hyp-arch.com

6、聯系人：羅文武、丁嘉俊

五、參加網絡投票的具體操作流程

本次股東大會向股東提供網絡形式的投票平臺，股東可以通過深圳證券交易所交易系統和互聯網投票系統（http://wltp.cninfo.com.cn）參加投票。網絡投票的具體操作流程見附件一。

六、注意事項：

1、本次股東大會現場會議會期半天，與會人員的食宿及交通等費用自理。

2、出席現場會議的股東和股東代理人務必請攜帶相關證件原件于會議開始前半小時到達會議地點辦理簽到手續。

七、備查文件

公司第二屆董事會第十九次會議決議；

公司第二屆監事會第十五次會議決議；

深圳證券交易所要求的其他文件。

八、附件

附件一、參加網絡投票的具體操作流程

附件二、《授權委托書》

附件三、《股東參會登記表》

特此公告。

上海霍普建筑設計事務所股份有限公司

董事會

二〇二一年十二月十四日

附件一：

參加網絡投票的具體操作流程

一、網絡投票的程序

1、普通股的投票代碼與投票簡稱：投票代碼為“351024”，投票簡稱為“霍普投票”。

2、填報表決意見

對于非累積投票提案，填報表決意見：同意、反對、棄權。

對于累積投票提案，填報投給某候選人的選舉票數。公司股東應當以其所擁有的每個提案組的選舉票數為限進行投票，股東所投選舉票數超過其擁有選舉票數的，其對該項提案組所投的選舉票均視為無效投票。如果不同意某候選人，可以對該候選人投0票。

表二、累積投票制下投給候選人的選舉票數填報一覽表

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各提案組下股東擁有的選舉票數舉例如下：

（1）選舉非獨立董事（第1項提案，采用等額選舉，應選人數為4位）

股東所擁有的選舉票數=股東所代表的有決權份總數×4

股東可以將所擁有的選舉票數在4位非獨立董事候選人中任意分配，但投票總數不得超過其擁有的選舉票。

（2）選舉獨立董事（第2項提案，采用等額選舉，應選人數為3位）

股東所擁有的選舉票數=股東所代表的有決權份總數×3

股東可以將所擁有的選舉票數在3位獨立董事候選人中任意分配，但投票總數不得超過其擁有的選舉票。

（3）選舉非職工代表監事（第3項提案，采用等額選舉，應選人數為2位）

股東所擁有的選舉票數=股東所代表的有表決權的股份總數×2

股東可以將所擁有的選舉票數在2位非職工代表監事候選人中任意分配，但投票總數不得超過其擁有的選舉票。

3、股東對總議案進行投票，視為對除累積投票提案外的其他所有提案表達相同意見。

股東對總議案與具體提案重復投票時，以第一次有效投票為準。如股東先對具體提案投票表決，再對總議案投票表決，則以已投票表決的具體提案的表決意見為準，其他未表決的提案以總議案的表決意見為準；如先對總議案投票表決，再對具體提案投票表決，則以總議案的表決意見為準。

二、通過深交所交易系統投票的程序

1、投票時間：2021年12月17日上午9:15一9:25，9:30一11:30和下午13:00一15:00。

2、股東可以登錄證券公司交易客戶端通過交易系統投票。

三、通過深交所互聯網投票系統投票的程序

1、互聯網投票系統開始投票的時間為2021年12月17日9:15一15:00。

2、股東通過互聯網投票系統進行網絡投票，需按照《深圳證券交易所投資者網絡服務身份認證業務指引（2016年修訂）》的規定辦理身份認證，取得“深交所數字證書”或“深交所投資者服務密碼”。具體的身份認證流程可登錄互聯網投票系統http://wltp.cninfo.com.cn規則指引欄目查閱。

3、股東根據獲取的服務密碼或數字證書，可登錄http://wltp.cninfo.com.cn在規定時間內通過深交所互聯網投票系統進行投票。

附件二：

授權委托書

致：上海霍普建筑設計事務所股份有限公司

本人（委托人） 現持有上海霍普建筑設計事務所股份有限公司（以下簡稱“霍普股份”）股份 股。茲委托 先生（女士）代表本人/本單位出席霍普股份召開的2021年第四次臨時股東大會，對以下議案以投票方式代為行使表決權，并代為簽署本次會議需要簽署的相關文件。

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委托人簽字：

（個人股東簽名，法人股東法定代表人簽名并加蓋公章）

委托人身份證號碼或統一社會信用代碼：

委托人持股數：

委托人股東賬號：

受托人簽字：

受托人身份證號碼：

委托日期： 年 月 日

委托期限：自簽署日至本次股東大會結束

注：

1、累積投票方式，即股東所持的每一股份擁有與待選董事或者監事人數相同的表決權，股東擁有的投票權可以集中使用，也可以分開使用；

議案1選舉非獨立董事4名，股東擁有的表決票總數=股東所代表的有表決權的股份總數×4；

議案2選舉獨立董事3名，股東擁有的表決票總數=股東所代表的有表決權的股份總數×3；

議案3選舉非職工代表監事2名，股東擁有的表決票總數=股東所代表的有表決權的股份總數×2；

對于采用累積投票制的議案，填報投給某候選人的選舉票數，股東可以將票數平均分配給候選人，也可以在候選人中任意分配，但總數不得超過其擁有的選舉票數。如果不同意該候選人就投0票。

2、請在表決票中選擇“同意”、“反對”、“棄權”中的一項，在相應欄中劃“√”，否則，視為無效票；多選無效；涂改無效。

3、若委托人未對審議事項作具體指示的，則視為股東代理人有權按照自己的意思投票表決，其行使表決權的后果均為本人/本單位承擔；

4、授權委托書用剪報或復印件均有效。

附件三：

股東參會登記表

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注：

1、請用正楷字填上全名及地址（須與股東名冊上所載相同），沒有事項請填寫“無”；

2、已填妥及簽署的參會股東登記表，應于2021年12月16日17:00之前送達或郵件到公司，并通過電話方式對所發信函或郵件與本公司進行確認；

3、上述股東參會登記表的剪報、復印件或按以上格式自制均有效。