１．對會議場地進行審核，對所用供應商認真考核，２．對會議所需場地，餐飲等費用價格的確定．

３．確定會議登記接待，住房接待，餐飲接待，及現場接待的程序．４．對會議主要客戶，及VIP客人的特殊安排．

５．針對此次會議制定會議工作表；會議標語及口號確定會議形象；印刷品的品種和數量；燈光音響視頻及裝飾方案．６．與客戶溝通確定人員名單．７．成立項目小組布置會議場地．８．為會議安排禮儀小姐及接待工作．９．保證會議進行時設備能完善且及時的配合 １０．燈光視頻音頻都由專人負責．

１１．會議召開之前公司內部進行預演，聽取客戶意見后進行修改完善．１２．接待設備和物資方面的準備工作．１３．專人負責現場協調服務，處理臨時情況．１４．應客戶要求適當安排娛樂活動烘托會場氣氛．

１５．安排查詢，預定，更換務的服務并推薦當地名勝以供少數客人會后游覽．１６．會后幫助客戶收集來賓反饋表，來賓名片，收取簽到簿，發放禮品．１７．總結會議過程，編寫會議報告，反饋給客戶．詢問客戶對此次會議的感受．

結構設計嚴謹，使展位能反復使用

展覽裝修設計方案的優劣，一般以“功能完善、形象突出、造型獨特”作為評判標準，但“結構設計巧妙，展位能反復和更新使用”也是展裝設計的重要方面。試想，一個房地產公司每年可能要參加“春交會”、“港交會”、“秋交會”、“住交會”、四個展覽，要是略微注意一下的話，可以節省多少銀子呢！

展臺的設計應體現和加強企業形象，杭州寫字樓裝修反映企業精神。展覽會不再是擺攤推銷賣貨，它不應再孤立地展示個別的產品，而是以產品為載體通過綜合的手段展示企業整體，它的能力，它的檔次。除了產品本身的介紹和推銷之外，這些手段還要包括廣泛的信息傳播、交流、廣告、關和咨詢等。使觀眾在了解產品的同時，也在一定程度上加深了對企業的印象。因此在展臺設計與搭建時，線、色彩和其它裝潢用品，不斷給觀眾以新鮮感，刺激其好奇心，使他們對展臺產生興趣，進而產生與展覽者談話的愿望。

展臺整體布局簡潔大方。選擇有代表性的展品擺設，展品的佳觀測點由人的視距決定正常范圍是展品高度的1.5-2倍，陳列高度為127-187CM之間、簡潔的照片或文字表現主旨。

展臺設計具有藝術性或創意性，遵循黃金比例1: 0.618法則強調畫面的主次關系，展品與展板的搭配，文字與圖片的比例。同時建議使用新型環保搭建材料的展臺，展臺美觀可重復使用，注重環保且節約成本。