檔案整理服務的規范性很重要

檔案整理服務作為檔案整理服務公司全流程服務的首項，相當于后續檔案數字化等工作的基礎，每一份檔案排序、分類、編號須做到零差錯，才能確保檔案整理服務公司的規范性。在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況，且充分的利用或者尊重原有的整理基礎，檔案的整理必須便于保管和利用。整理不是單純的為了整齊；而是要便于保管和利用。

檔案工作需要循序漸進

許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質檔案沒有準備好之前不要進入下一階段，必須在紙質檔案已按檔案整理規則完成規范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數字化掃描，那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數字化檔案的調整。

檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數字化加工。

檔案整理需要緊密負責的分工配合和協調統一

按照分工負責、各司其職、各負其責、齊全完整、應歸盡歸的原則，強化組織領導，加強業務知識學習，檔案文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。檔案文件整理應區分不同價值，便于保管和利用。檔案文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。檔案文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。在規定時間內保質保量完成歸檔文件整理工作。