檔案數字化加工的優勢

1、確保傳統載體檔案的安全保障，減少檔案被各種人為損害或自然侵害等安全系數；

2、實現檔案精細化、自動化管理的基礎；

3、可以通過網絡傳送，實現檔案信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用；還可以通過大數據技術，對檔案信息進行自動檢索；

4、節省檔案館（室）的日常工作，把工作人員從繁重、復雜的勞動中解放出來；

5、是檔案館（室）同其他部門實現對接的需要。在辦公自動化、信息傳輸網絡化日益普及的情況下，社會上很多部門已經實行了無紙辦公和信息的網絡傳送。傳統載體檔案不數字化，根本無法與其他單位對接，無法融入社會。

檔案數字化加工

操作步驟

1、首先查看檔案有無編寫頁碼，如果已編寫頁碼（需確認是否重新編碼），如不再重新編碼，則需要檢查頁碼有無漏編、重編；

2、件級檔案編碼，以件為單位，從1開始編碼，編寫在頁面、正面的右上角或背面左上角空白位置，編完一件后請調整號碼機繼續以1開始編碼；

3、調打碼機：

(1)調號碼機：將號碼機倒立并將 “開關”字樣面向自己，摁住打碼機底座用力向下壓住將號碼與底座齊平；

(2)左手壓住號碼機，右手持號碼筆向前撥動號碼至0；

4、打碼：確定一個原則即碼號的位置應在裝訂邊對面。打碼機“開關”字樣正對向自己，右手抓握打碼機，左手大拇指向上翻動檔案的右下角，左手食指與中指夾壓大拇指翻上來的檔案，右手持打碼機在檔案右上角空白處開始打碼，頁碼位置在每頁文件的右上角（背面左上角）空白處；

檔案數字化加工的具體流程是什么呢？

檔案數字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、編研、鑒定等過程實現全生命周期的自動化管理。

1、檔案收集：按照檔案形成的規律，把各企業單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。

2、檔案整理：根據不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規范化處理。

3、掃描錄入：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統歸檔，采用檔案管理系統，且分類保管檔案。

4、歸檔入庫：根據國家檔案分類要求標準，其建立標準檔案的分類，并且進行歸檔。

5、檔案利用：其通過檔案管理系統的借閱手續，將檔案資料直接可以為各企業單位提供檔案的利用服務工作。

6、檔案統計：運用統計技術和方法，通過數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢情況，這樣可以了解和掌握檔案工作總體情況。

7、檔案鑒定：利用系統檔案文件的現實價值和歷史價值以及年限，進行存毀的判斷條件。

8、檔案銷毀：根據不同年限檔案和不具有保存價值的檔案，要在系統上導出目錄，且將相對應的檔案消除或銷毀。

檔案數字化加工

數據移交是掃描和處理工作完成之前的后一項。將檔案數字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規定。且在交接手續時經雙方蓋章確認后方才生效。中泰德信檔案管理系統當中有一個檔案移交功能，通過系統，用戶可以直接選取多個需要移交的檔案，便可以一鍵移交檔案了。為了方便客戶能輕松簡便的查閱、打印及檢索利用檔案，我們會將紙質檔案已掃描完成轉變為電子檔案的數據與相對應的條目數據進行連接，掛接完成后的電子文件我們確保紙質清晰、查閱及檢索利用的正確率不超過3‰