智慧檔案館是采用先進的物聯網、云計算和自動控制等新興技術對多元化的檔案資源進行整合、感知、挖掘，構建一個具有多面感知功能的自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系，以提高使用檔案管理與檔案館運行的效率和服務水平。但是僅僅使用物聯網、云計算等新技術的檔案館并不是真正的智慧檔案館。

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司加密相關的文件進行多重加密、定期、有效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

為什么說在智慧檔案館（室）中檔案全文數據和數據挖掘及主動推送技術缺一不可呢？因為只有數據的檔案館（室）還不能稱為智慧檔案館（室），也還不是真正的智慧檔案館（室）。數據只是信息，沒有數據挖掘技術去處理它，它仍然成不了智慧，或者說稱不上是真正的智慧。必須依靠數據挖掘技術，通過各種具有針對性的算法，對數據進行關聯分析、聚類或分類分析、異常或異分析、演變分析、對比分析等，才能讓數據產生關聯，形成聯系和連接，形成趨勢和走向，看出規律和變異，從而生成經過加工、集合、升華的新信息，甚至作出判斷和備選方案，變成智慧。沒有數據挖掘與自主推送技術，數據就只是孤島，只是孤零零的數字或文字。

離開數據挖掘與主動推送技術，數據永遠是一；而有了數據挖掘與主動推送技術，它就能夠問一知十、問一知百，甚至知千知萬，而且還主動告訴你，自動推送給你，有針對性推薦給你。因為它已將相關的數據和你以往的利用喜好、利用需求聯接起來了。比如，我們從網上查一個人的簡歷，不但可以找到這個人的簡歷，這個人所有在網絡中的文章、講話內容、活動、照片、音頻、視頻等，也會一同被顯示出來，甚至包括跟他同名的人、同職務的人、有關聯的人的信息也可以被呈現出來。這和數字檔案館（室）是有很大不同的。數字檔案館（室）是不查不知、查一知一的，而智慧檔案館（室）則是一查就全知，查一而知道所有或很多的。而這個差異，主要就是由數據挖掘與主動推送技術造成的。當然，除了數據和數據挖掘與推送技術外，智慧檔案館（室）還應該有數據采集、數據存儲、數據傳輸等新型技術和設備作為支撐。

智慧檔案館

智慧檔案館借助物聯網技術建立智能化檔案信息服務平臺，對檔案實體信息和檔案內容信息進行智能化識別、定位、跟蹤監控和管理，智慧檔案館中的環境管理控制是基于物聯網技術構建的，通過傳感器的感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感。智慧檔案館是是智能的、更是簡單的，用戶不用花很長的時間去查找、借閱檔案，就可以輕松獲取檔案信息，檔案環境可輕松實現智能化控制，檔案管理人員也擺脫了復雜的檔案借、還、盤點、查詢等流程。