明確檔案整理的各項基本要求

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案（收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等），進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。數據檔案整理服務依據行業標準以及客戶要求，為客戶提供檔案整理服務。

正確的態度和嚴肅性是檔案整理中不可或缺的

檔案具有政治性保密性特點。為了突出檔案工作嚴肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態度，認真核對各項內容，如拆除裝訂、實體檢查及數量清查等。其中的拆除裝訂工作，是提高數字化效率的關鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內容是否完整，是否存在缺漏頁現象。數量清查可以按照目錄進行，確保數據庫中的各個條目對應要素與實體相符合。如果發現錯誤，應立即糾正。

科技檔案的保存要做到嚴格保密

按科技檔案存放材料的性質，分不同的密級，專設保密科技檔案庫，對沒有得到當事人授權的情況下發生外泄材料要承擔責任，嚴肅處理，要讓科技人員放心歸檔，方便使用。

要努力開拓科技檔案整理的服務項目，在管理辦法中要鼓勵計劃科技檔案、科研系統外的科技檔案自覺歸檔或委托代管，要讓科技檔案涵蓋更廣的領域，擴大館藏規模和種類。

積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現狀

積存零散文件的整理，一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點，才能正確地解決整理工作中一系列的實際問題。對立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結果，應寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，這個作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。