明確檔案整理的各項(xiàng)基本要求

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案（收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等），進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。數(shù)據(jù)檔案整理服務(wù)依據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及客戶要求，為客戶提供檔案整理服務(wù)。

正確的態(tài)度和嚴(yán)肅性是檔案整理中不可或缺的

檔案具有政治性保密性特點(diǎn)。為了突出檔案工作嚴(yán)肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態(tài)度，認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容，如拆除裝訂、實(shí)體檢查及數(shù)量清查等。其中的拆除裝訂工作，是提高數(shù)字化效率的關(guān)鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實(shí)體檢查主要是核對(duì)檔案內(nèi)容是否完整，是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)庫中的各個(gè)條目對(duì)應(yīng)要素與實(shí)體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)立即糾正。

科技檔案的保存要做到嚴(yán)格保密

按科技檔案存放材料的性質(zhì)，分不同的密級(jí)，專設(shè)保密科技檔案庫，對(duì)沒有得到當(dāng)事人授權(quán)的情況下發(fā)生外泄材料要承擔(dān)責(zé)任，嚴(yán)肅處理，要讓科技人員放心歸檔，方便使用。

要努力開拓科技檔案整理的服務(wù)項(xiàng)目，在管理辦法中要鼓勵(lì)計(jì)劃科技檔案、科研系統(tǒng)外的科技檔案自覺歸檔或委托代管，要讓科技檔案涵蓋更廣的領(lǐng)域，擴(kuò)大館藏規(guī)模和種類。

積存零散檔案整理需要熟悉立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀

積存零散文件的整理，一般是從研究立檔的歷史沿革和檔案狀況開始的。只有熟悉了立檔單位及其檔案的歷史和現(xiàn)狀，才能深刻地了解和掌握被整理檔案的各種特點(diǎn)，才能正確地解決整理工作中一系列的實(shí)際問題。對(duì)立檔單位歷史沿革和檔案狀況研究的結(jié)果，應(yīng)寫成書面材料，通常稱為“立檔單位和全宗歷史考證”，這個(gè)作為整理工作方案的一部分，或作為單行材料。