檔案的實體案卷或文件的完整性需要檢查和加固性處理

當案卷或文件有規格不一、紙張破損、卷邊折邊等情況，就需要啟動實體修整工作，以確保檔案實體平整清潔，適于數字化。修整性工作包括美觀性整理與加固性整理。美觀性整理主要是指檔案材料的清潔，包括清掃灰塵，去除殘留裝訂物，舒展折邊卷邊等。其目的是使紙質檔案實體高質量進入掃描設備。加固性整理，一般指對非標準規格檔案、破損檔案、過脆檔案進行襯頁、托裱等，進一步保護和延長實體壽命。

檔案整理常見類型和環節

檔案整理是指將具有保存價值的材料按照國家有關技術標準處理成規范格式的檔案，滿足保管、使用的要求。

紙質檔案是目前比較常見的類型，因此紙質檔案的整理是較多的，以我們中泰德信公司為例，我們整理的檔案中，紙質檔案占98%以上，其中，文書檔案、人事檔案、會計檔案占比較大，基建檔案占比較小。

文書檔案的整理包括清理、鑒定、修裱、組件、裝訂、排序、編號、編頁、編目、裝盒、上架等環節。其中鑒定是比較具有技術含量的工作。

人事檔案和會計檔案的區別

人事檔案是按卷整理，一般是一人一卷，材料多的，也可分類多卷。材料需要預先進行審核、鑒定，整理時需要嚴格按標準對材料進行分類、編頁、編號、編目，不合尺寸的材料必須進行修整或折疊以符合裝訂要求。

會計檔案的整理和文書檔案類似，區別是：會計檔案需要檢查案卷封面是否完善，不完善，需要補充完整，部分類型的會計檔案需要編制卷內文件目錄。

不同類型檔案整理的標準共同點是都需要規范性和完整性

檔案的整理標準需要結合檔案的類型來確定，不同類型的檔案有不同的標準，有些有標準，有些沒有標準。比如行政案卷，國家沒有統一的標準，整理的重點是組卷排序、檢查法律文書的規范性、手續的完整性。

中泰德信公司整理的紙質檔案；無論是老舊檔案還是近期檔案，無論是常見的文書檔案、人事檔案、會計檔案、科技檔案等，還是罕見的地質檔案等均有豐富實踐經驗。