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oa無紙化辦公應(yīng)用的意義

節(jié)省辦公投入，提高工作效率

傳統(tǒng)的日常辦公要消耗大量的辦公耗材，需要大量的人力。比如學(xué)校對相關(guān)部門下發(fā)文件，要按照部門數(shù)量打印相應(yīng)份數(shù)的文件，對每個文件進(jìn)行裝訂、蓋章，還要有專人去各部門分發(fā)；公告通知或會議通知時，要分別給相關(guān)人員打電話，消耗了大量的人力物力，既造成了資源的浪費(fèi)也影響了工作效率。

oa無紙化辦公的應(yīng)用，既可以節(jié)省大量的資源消耗，減少學(xué)校對辦公耗材的投入，也可以有效協(xié)調(diào)各部門之間的協(xié)同工作，各級部門主管能夠方便地隨時查看工作進(jìn)度情況，對工作進(jìn)行跟蹤檢查和督促，有效提高日常辦公的效率。

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快速發(fā)展的今天，隨著人們環(huán)保意識的增強(qiáng)，以及各行各業(yè)對辦公模式需求的不斷升級和現(xiàn)代化、信息化建設(shè)步伐的加快，無紙化辦公已經(jīng)由概念逐漸應(yīng)用到多個行業(yè)領(lǐng)域中，而且在不斷地、快速地普及應(yīng)用。

無紙化辦公是指在不用紙張辦公，在無紙化辦公環(huán)境中進(jìn)行的一種工作方式，無紙化辦公的條件是：硬件、軟件與通信網(wǎng)絡(luò)，是三者協(xié)力才能達(dá)到的辦公體驗(yàn)。無紙化辦公的三大特性：易學(xué)易用性、網(wǎng)絡(luò)安全性、高度靈活性。由此看來，無紙化辦公即辦公自動化。

辦公自動化的問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入辦公自動化系統(tǒng)處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，甚至庫存管理、生產(chǎn)計(jì)劃、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內(nèi)。

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隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步,提倡“低碳、環(huán)保”呼聲的愈漸強(qiáng)烈，為適應(yīng)信息化時代高速發(fā)展的進(jìn)程，我國的會議模式無論或者公司都已經(jīng)開始由“傳統(tǒng)紙質(zhì)會議”向“智能無紙化會議”進(jìn)行演變。

不論召開何種會議，會議資料的管理一直是會議從準(zhǔn)備到召開再到結(jié)束當(dāng)中各個環(huán)節(jié)的重中之重。而在當(dāng)前的傳統(tǒng)紙質(zhì)會議模式中，會議資料管理仍處在傳統(tǒng)的文檔管理方式的階段。在這種傳統(tǒng)的文檔管理方式下，每到召開一次常規(guī)會議時，負(fù)責(zé)會前準(zhǔn)備的人員都需要依據(jù)相關(guān)要求將會議資料打印出來并裝訂成冊再歸納好，到會時再將會議資料分發(fā)至各參會人員手中。

無紙化會議系統(tǒng)是使用基于移動互聯(lián)網(wǎng)的無紙化會議交互系統(tǒng)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實(shí)現(xiàn)會議的無紙化。 其特征是：文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統(tǒng)涵蓋的設(shè)備包括音響系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、云朵會議系統(tǒng)、提供會議服務(wù)和會議輔助工具的軟件系統(tǒng)以及每個席位的屏幕升降或翻轉(zhuǎn)系統(tǒng)、用于公共顯示的投影系統(tǒng)或拼接屏，此外網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、中控系統(tǒng)、影1碟機(jī)、視頻矩陣也是會議室中經(jīng)常需要配置的設(shè)備。

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智能無紙化會議系統(tǒng)和視頻會議是兩種不同的會議方式。智能無紙化會議系統(tǒng)是一種基于互聯(lián)網(wǎng)的會議方式，它通過網(wǎng)絡(luò)將會議文件、議程、等內(nèi)容傳輸給參會人員，使參會人員無需攜帶紙質(zhì)文件，可以在電子設(shè)備上查看和編輯會議內(nèi)容。而視頻會議則是一種通過視頻和音頻技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程會議的方式，參會人員可以通過視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行面對面的交流和討論。總的來說，智能無紙化會議系統(tǒng)更注重會議的數(shù)字化和無紙化，而視頻會議更注重遠(yuǎn)程會議的實(shí)時性和交互性。